Ma dernière expérience s’est déroulée au sein d’une entreprise familiale, depuis 4 générations, 1000 employés déployés sur 4 sites, fabricant de meubles et ayant pour objectifs de satisfaire une clientèle populaire avec des meubles modernes et à prix raisonnables. Sa réussite au fil des années fut de toucher une clientèle Européenne et Sud -Américaine.

A mon arrivée, celle-ci était devenue une société décousue, sans relationnel entre les services où chacun « fait ce qu’il lui plait ». Un service comptable de 15 personnes ayant subi un PSE, de gros turn over de salariés et de dirigeants, un changement de direction suite à un souci familial, le décès soudain du DAF, l’arrivée d’un Directeur Général manager de transition et l’arrivée remplaçante du DAF par un manager de transition également.

Les enjeux était donc assez nombreux et pouvaient se découper de la façon suivante : 

• Rétablir au plus vite une comptabilité saine, nettoyée et organisée
• Revoir tous les process comptables pour optimisation du service
• Rétablir des process avec les services internes en collaboration avec la comptabilité
• Renforcer l’équipe, redonner confiance et faire progresser.

Trois semaines après mon arrivée en tant que responsable des services comptables, nous étions face à la pandémie et un confinement avec un arrêt total de l’entreprise. La méthodologie employée pour faire face à ces problématiques fut la suivante :

Avant le confinement :

• Auditer chaque employé du service comptable, pour comprendre le travail demandé, fait au jour de mon arrivée, leurs taches journalières et /ou mensuelles, leurs difficultés, leurs envies de progression, de changement, d’évolution, leur parcours professionnel.
• Prendre connaissance de l’état des comptes et identifier les problèmes.
• Rendre compte à la Direction de « l’état des lieux » et proposer les premières solutions.

Pendant le confinement avec un service en télétravail réduit de 15 à 5 personnes

• Monter des process pour chaque service (fournisseur, client, comptabilité générale)
• Être à l’écoute de chacun, et être un manager de terrain à travailler ensemble (beaucoup par téléphone, vidéo call) – ne pas avoir peur de remonter les manches.
• Etablir une confiance réciproque et encourager, soutenir une équipe qui portait sur ses épaules une entreprise au bord du dépôt de bilan.
• Nettoyer les comptes, aider son équipe, garder les contacts par mails avec les clients, les fournisseurs inquiets, travailler dur et mettre en évidence l’origine des problèmesB. L’origine est le plus souvent non liée à la comptabilité mais à l’organisation des différents services, ce qui a un impact réel sur la comptabilité. Garder un rythme de paiement des fournisseurs même si ralenti compte tenu de la crise sanitaire et faire un recouvrement des clients très importants.
• Rendre compte journalier au DAF des évolutions et prises de position.

Au déconfinement :

• Faire revenir l’équipe au fur et à mesure, dans un souci de protection sanitaire.
• Expliquer les règles mises en place pendant le confinement avec les collaborateurs pour mise en application sur tout le service.
• Redonner confiance à toute l’équipe en leurs capacités en étant toujours proches d’eux, un accompagnement de tous les instants.
• Continuer le process de nettoyage, justification mensuelle des comptes pour optimisation et performance du service.
• Continuer d’établir un relationnel et des process avec les services internes pour obtenir un flux et remontée correct des éléments comptables.
• Renforcer les relations avec les fournisseurs (dématérialisation, envoi de courriers) avec les clients (relance, recouvrement…).
• Une justification mensuelle, régulière des comptes.

Ainsi, les résultats furent les suivants :

• Une montée en puissance de l’équipe avec reprise de leur confiance en eux.
• Des comptes justifiés périodiquement et un suivi beaucoup plus attentif.
• Des process suivis car bien compris de tous et qui leur ont permis d’optimiser leur journée de travail et surtout de pouvoir faire des tâches plus intéressantes.
• Une équipe soudée où l’entraide et la communication avaient repris le dessus.
• Un soutien sans faille de mon directeur financier et du directeur général qui m’ont fait confiance et qui m’ont permis d’obtenir les résultats.