Office Manager / bras droit des dirigeants

Assurer la coordination de l'ensemble des activités liées à la vie au bureau.
Prendre en charge la gestion des Services Généraux et intervenir en soutien sur des tâches d'administration du personnel, de gestion administrative et/ ou de comptabilité.
Être le point de contact de l'équipe et les partenaires externes.
Gestion des paies, feuilles de temps en coordination avec l'équipe et la gestion des factures clients et fournisseurs.
Organisation événements entreprises (petit déjeuner du lundi, repas d'équipe, team building...)

Instauration d'une atmosphère agréable et d'un environnement de travail optimal pour garantir le bien-être de l'équipe.

Commande de marchandises auprès des fournisseurs avec négociation des meilleurs prix.Suivi de l'état des stocks, anticipation des ruptures.
Maîtrise parfaite des connaissances relatives à l'entreprise, son fonctionnement, ses objectifs et ses enjeux.
Veille à la bonne tenue des locaux et aux respects des règles de vie.
Gestion des locaux et des différents prestataires/partenaires au quotidien (société de ménage, société de maintenance...).
Gestion et suivi de la flotte mobile.
Participation à l'organisation des évènements (afterwork, team building, petits déjeuners, diners...).
Participation à l'aménagement des espaces actuels et futurs (stockage, décoration, sécurité) et proposition de nouvelles idées afin d'améliorer les procédures internes.

Accueil physique et téléphonique.
Instruction de dossiers administratifs, contrôle des documents, saisie informatique, travaux de numérisation, classement et archivage des documents.
Organisation des réunions de service, réservation des salles, préparation des ordres du jour, gestion du matériel et de la documentation.
Gestion administrative des dossiers clients, mise à jour des bases de données informatiques.
Création de présentations sur PowerPoint pour les réunions.

Organisation logistique des réunions: réservation des salles, installation du matériel, commande des repas.
Suivi de la facturation, mise à jour des tableaux de bord, relances téléphoniques pour obtenir les paiements et les documents manquants.
Expédition du courrier du personnel et de la direction, mise sous pli, affranchissement, coordination des services de courrier.
Organisation des déplacements professionnels, réservation des transports, taxis et logement.
Rédaction de courriers divers sur Word et planification des entretiens de recrutement avec les candidats.
Mise à jour des bases de données informatiques.
Gestion du secrétariat courant du service.

Traitement du courrier : envoi, réception, distribution aux différents services.
Gestion des stocks et fournitures de bureau.
Suivi de la facturation, mise à jour des tableaux de bord, relances téléphoniques pour obtenir les paiements et les documents manquants.
Création de présentations sur PowerPoint pour les réunions.
Gestion du secrétariat courant du service.
Recherche de prestataires, avec demande de devis.

Suivi de la facturation, mise à jour des tableaux de bord, relances téléphoniques pour obtenir les paiements et les documents manquants.
Renseignement et mise à jour des bases de données, suivi d'activité.
Gestion administrative des dossiers clients, mise à jour des bases de données informatiques.

Prospection de fournisseurs et clients.
Elaboration des devis et traitement de commandes clients.

Gestion des dossiers frais médicaux et les prises en charge hospitalières.

Présentation des produits et promotion des services de l'entreprise auprès de la clientèle.

Gestion des dossiers de recouvrement impliquant des véhicules accidentés.
Classement et suivi des dossiers, entrés de données, traitement des constats amiables et décomptes.

Assistance téléphonique des assurés en cas de maladie, d'accident, d'annulation de voyage ou de réclamation.