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Conseils pour la restructuration d’un service comptable

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Adequancy, référence digitale du management de transition, est la première communauté en ligne de managers de transition directement accessibles. Directeurs Généraux, DAF, DRH, Directrice de projets… ils sont aujourd’hui plus de 7 000 managers soit plus de 24 000 compétences disponibles en ligne.

Plan de transformation, gestion de crises, restructuration d’une activité ou encore développement à l’international, les managers sont engagés pour assurer la performance des entreprises et la pérennité de leur modèle. 

Ils prennent aujourd’hui la parole pour partager les clés de succès, points d’attention lors de la réalisation d’une mission dans leur domaine d’expertise.

Entretien avec Marie, manager de transition depuis 20 ans sur des fonctions financières. Elle est spécialisée dans le redressement des services comptables, restructuration et optimisation notamment pour les PME.

 

Quelle expérience voulez-vous valoriser en tant que manager de transition ? Quels étaient les enjeux, le contexte, la méthodologie employée et les résultats obtenus ?

Ma dernière expérience s’est déroulée au sein entreprise familiale, depuis 4 générations, 1000 employés déployés sur 4 sites, fabricant de meubles et ayant pour objectifs de satisfaire une clientèle populaire avec des meubles modernes et à prix raisonnables. Sa réussite au fil des années fut de toucher une clientèle Européenne et Sud -Américaine.

A mon arrivée, celle-ci était devenue une société décousue, sans relationnel entre les services où chacun « fait ce qu’il lui plait ». Un service comptable de 15 personnes ayant subi un PSE, de gros turn over de salariés et de dirigeants, un changement de direction suite à un souci familial, le décès soudain du DAF, l’arrivée d’un Directeur Général manager de transition et l’arrivée remplaçante du DAF par un manager de transition également.

Les enjeux était donc assez nombreux et pouvaient se découper de la façon suivante : 

  • Rétablir au plus vite une comptabilité saine, nettoyée et organisée
  • Revoir tous les process comptables pour optimisation du service
  • Rétablir des process avec les services internes en collaboration avec la comptabilité
  • Renforcer l’équipe, redonner confiance et faire progresser.

Trois semaines après mon arrivée en tant que responsable des services comptables, nous étions face à la pandémie et un confinement avec un arrêt total de l’entreprise. La méthodologie employée pour faire face à ces problématiques fut la suivante :

Avant le confinement :

  • Auditer chaque employé du service comptable, pour comprendre le travail demandé, fait au jour de mon arrivée, leurs taches journalières et /ou mensuelles, leurs difficultés, leurs envies de progression, de changement, d’évolution, leur parcours professionnel.
  • Prendre connaissance de l’état des comptes et identifier les problèmes.
  • Rendre compte à la Direction de « l’état des lieux » et proposer les premières solutions.

Pendant le confinement avec un service en télétravail réduit de 15 à 5 personnes

  • Monter des process pour chaque service (fournisseur, client, comptabilité générale)
  • Être à l’écoute de chacun, et être un manager de terrain à travailler ensemble (beaucoup par téléphone, vidéo call) – ne pas avoir peur de remonter les manches.
  • Etablir une confiance réciproque et encourager, soutenir une équipe qui portait sur ses épaules une entreprise au bord du dépôt de bilan.
  • Nettoyer les comptes, aider son équipe, garder les contacts par mails avec les clients, les fournisseurs inquiets, travailler dur et mettre en évidence l’origine des problèmes qui est le plus souvent non liée à la comptabilité mais dans l’organisation des différents services mais avec un impact réel sur la comptabilité. Garder un rythme de paiement des fournisseurs même si ralenti compte tenu de la crise sanitaire et faire un recouvrement des clients très important.
  • Rendre compte journalier au DAF des évolutions et prise de position.

Au dé confinement :

  • Faire revenir l’équipe au fur et à mesure, dans un souci de protection sanitaire.
  • Expliquer les règles mises en place pendant le confinement avec les collaborateurs pour mise en application sur tout le service.
  • Redonner confiance à toute l’équipe en leurs capacités en étant toujours proches d’eux, un accompagnement de tous les instants.
  • Continuer le process de nettoyage, justification mensuelle des comptes pour optimisation et performance du service.
  • Continuer d’établir un relationnel et des process avec les services internes pour obtenir un flux et remontée correct des éléments comptables.
  • Renforcer les relations avec les fournisseurs (dématérialisation, envoi de courriers) avec les clients (relance, recouvrement…).
  • Une justification mensuelle, régulière des comptes.

Ainsi, les résultats furent les suivants :

  • Une montée en puissance de l’équipe avec reprise de leur confiance en eux.
  • Des comptes justifiés périodiquement et un suivi beaucoup plus attentif.
  • Des process suivis car bien compris de tous et qui leur ont permis d’optimiser leur journée de travail et surtout de pouvoir faire des taches plus intéressantes.
  • Une équipe soudée ou l’entraide et la communication avaient repris le dessus.
  • Un soutien sans faille de mon directeur financier et du directeur général qui m’ont fait confiance et qui m’ont permis d’obtenir les résultats.

Quels sont les défis actuels des entreprises ?

Le principal défi actuel des entreprises compte tenu de la crise sanitaire sans précèdent que nous vivons dans le monde est de pouvoir « survivre ». Pour beaucoup cela nécessite une remise en question et de revoir également leur process et d’accepter qu’en plus de la crise sanitaire, de réels problèmes d’organisation sont en sommeil et que la solution est dans la restructuration de leur service comptable (et peut être pas que celui-là). Une nouvelle ère est en train de naitre sous nos yeux également avec le développement intensif du télétravail et il faut que les entreprises se préparent à tous ces changements.

Quelles sont vos recommandations ? les facteurs clés de succès ? les points d’attention ?

Les facteurs clefs du succès sont pour moi : une vraie prise de conscience des problèmes, l’envie de revoir une organisation pour optimisation et pérennité de l’entreprise et d’accepter les points négatifs qui ont conduits à une telle situation.

Les points d’attention qu’il faut avoir en ce qui concerne le service comptable sont d’abord le relationnel avec les clients et fournisseurs, des comptes non justifiés, laisser à l’abandon qui se traduise par des résultats incohérents.

Ma recommandation est que oui dans une telle situation il faut accepter que l’équipe en place n’a pas réussi à trouver l’équilibre et qu’il faut faire appel à des professionnels de restructuration de service, des managers de transition qui de par leur expérience, leur diagnostic et leur dévouement permettront au service de retrouver un flux normal et traitement des informations.

Il faut comprendre que le service comptabilité est le reflet de la bonne santé de l’entreprise et de son état. C’est aussi le « bout de l’entonnoir » là où tout se recentre. Une comptabilité mal menée montre des disfonctionnements parfois profonds au sein de la société qui se doivent d’être résolus tout autant que le service comptable qui n’a pas en temps voulu su les détecter et ses process doivent donc être revus aussi.

La comptabilité est comme du lait sur le feu : il faut toujours avoir un œil dessus mais c’est aussi un métier passionnant où pour réussir il faut unir ses forces, être une équipe et ensemble rien est impossible. Une entreprise saine est une entreprise qui paie ses fournisseurs.

Quelle serait la méthodologie employée ? 

N’hésitez pas à faire appel à des managers de transition. Nous sommes des professionnels expérimentés intervenant dans des situations compliquées et complexes. Notre rôle est de vous accompagner en s’assurant que la performance s’améliore en dépit de la situation parfois difficile dans laquelle se trouve votre entreprise. Nous intervenons dans le cadre d’un projet précis, pour une durée plus ou moins longue, véritables experts en management pour pouvoir gérer au pied levé l’équipe déjà en place. Notre polyvalence est fondamentale. Le respect, la confiance et la communication sont primordiaux.

Le mot de la fin 

Ma petite touche personnelle pour le mot de la fin …. Du cœur et de la passion dans l’aide apportée. Il me tient beaucoup de pouvoir transmettre ce qu’un jour mes pères m’ont également enseigné et rien ne saurait remplacer un sourire et un merci d’une équipe ayant repris confiance en elle lorsque vous repartez.

 

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